Mottagaranpassa din presentation på samma sätt som när du skriver en text.

Tänk alltid igenom syftet när du ska göra en presentation eller skriva en text. Då kan du anpassa den så att mottagaren tar till sig texten och agerar på det sätt du eftersträvar.

Förra veckan var jag och min son på en skolas informationskväll för att sondera inför nästa års högstadieval, en kväll som slutade med att jag var mer skeptisk och min son blev helt avskräckt från att söka dit.

Men kvällen blev ett bra exempel på hur man kan missa det vi inom textvärlden kallar för mottagaranpassning, det mest effektiva sättet att få en text att nå fram och vara begriplig. Och det går att tillämpa samma modell på en informationskväll som när du ska skriva en text. Innan du börjar behöver du

• ha syftet klart för dig
• definiera din målgrupp
• tänka dig in i målgruppens perspektiv (ålder, förkunskaper, intressen, annat modersmål)
• anpassa presentationen efter målgruppens perspektiv.

I det här fallet hade skolan bjudit in både föräldrar och barn. Kvällen inleddes med en presentation i matsalen där rektorn visade en centralt producerad Powerpoint som mest bestod av abstrakta begrepp om värderingar och förmågor.

Det var tillräckligt tråkigt för oss föräldrar eftersom de flesta av oss sannolikt redan hade sett precis samma bilder och filmer på skolans webbplats innan vi gick dit, men det är verkligen inget som väcker barns intresse. Särskilt inte när de inte förstår många av orden, som att skolans fysiska miljö är transparent.

Ofta kan du vinna mycket på att våga vara personlig. Rektorn hade till exempel kunnat visa bilder från den egna skolan och berättat lite om vad de gjorde utöver undervisningen ­– om de serverar god skolmat, om de satsar på rörelse, om de har några särskilda traditioner.

Hon hade också kunnat använda grafik för att konkretisera skolans annorlunda undervisningsmodell, till exempel genom att visa hur en elevs veckoschema kunde se ut. Då hade vi nog haft lite lättare att hänga med när vi gruppvis visades runt av elever som berättade mer om undervisningen, särskilt som skolan har en mängd interna begrepp för olika typer av lektionspass, prov etc.

Att se till att mottagarna förstår den interna terminologin är en del i att få dem att känna sig inkluderade – en avgörande punkt för att ditt budskap ska nå fram. Andra sätt att inkludera kan vara att till exempel inte låta elever av bara det ena könet visa runt besökarna eller att ta upp hur man stödjer elever med funktionsnedsättningar eller annat modersmål.

Hade den här skolan tänkt igenom kvällens syfte, definierat målgruppen och anpassat presentationen till målgruppens perspektiv hade kanske sonen och jag inte åkt hem med en känsla av att det var rörigt och stressande att gå i den här skolan. Gör inte samma misstag när du skriver en text eller ska göra en presentation – tänk efter före!

Lär dig mottagaranpassning

• Skriv texter som når fram – min webbkurs för dig som vill lära dig att skriva mottagaranpassat. Det är en steg-för-steg-utbildning där du lär dig hur du lägger upp ditt skrivande enligt en arbets­ordning som du kan använda för dina kommande texter.

Fler inlägg om mottagaranpassning

• Vem är det jag skriver för? – inlägg från 21 mars 2012.
• Rutor för klarhet – inlägg från 20 juni 2012.
• Textens triangel – inlägg från 5 mars 2014.
• Att skriva inkluderande – inlägg från 8 oktober 2014.

Snabba skrivtips från Evas skrivskola

• Viktigaste skriv­tipset – en liten film som poäng­terar per­spek­tivet när du skriver, vilket är det viktig­aste att ha klart för sig när man mottagar­anpassar en text.