Om du använder formatmallar kan du enkelt ändra forma­teringen utan att behöva gå in på varje rubrik eller stycke i texten (Foto bak­grunds­bild: Adobe Stock)

Vill du vara säker på att få ett snyggt, enhet­ligt text­dokument utan att du behöver lägga ner så mycket tid på det? Då ska du använda format­mallar i ditt ord­behandlings­program.

Många som skriver i jobbet vet inte hur deras verk­tyg, ord­behandlings­programmet, fungerar utan använder det i stort sett som en skriv­maskin. Ett exempel på det som jag konti­nuerligt stöter på i texter jag korrektur­läser är att skribenten inte har använt format­mallar.

Använder man formatmallar konse­kvent blir texten enhet­ligt formaterad sam­tidigt som man skriver, och vill man till exempel byta typ­snitt i mellan­rubrikerna behöver man inte gå igenom rubrik för rubrik utan det räcker med att göra en ändring i format­mallen för mellan­rubrikerna.

De som inte har lärt sig sitt skriv­verktyg sitter istället och gör forma­tering­arna direkt i varje enskilt stycke. Det kanske verkar enklare än att lära sig ställa in formatmallar, men kan bli väldigt tids­ödande i längden. Och dyrt. Det tog mig till exempel ungefär två timmar extra att få ett bok­dokument enhet­ligt där olika personer skrivit kapitlen i olika mallar eller helt utan mallar.

I Microsofts Word, det vanlig­aste ord­behandlings­programmet, hittar du format­mallarna under fliken Start, i fältet Format som visar format­galleriet. Här ser du antag­ligen några vanliga formatmallar som Normal, Bröd­text, Rubrik 1, Rubrik 2 och Rubrik 3.

För att välja en mall ställer du markören i stycket (eller markerar flera stycken) och klickar på mallen i format­galleriet. Hittar du inte mallen i format­galleriet klickar du på den lilla pilen i högra nedre hörnet i Format-fältet (den röda pilen pekar på den lilla pilen) så får du upp alla format­mallarna.

Vill du ändra i en mall höger­klickar du på mallen och väljer Ändra. I dialog­rutan du får upp väljer du om du vill göra ändringar i bara det dokument du arbetar med eller i dokument­mallen. Sedan klickar du på Format och väljer vad du vill ändra på.

När du skriver klickar du på den mall du vill att stycket ska ha – i praktiken blir det inte så ofta eftersom man lägger in i mallen att nästa stycke efter rad­byte ska vara det som man oftast vill ha, till exempel Bröd­text efter Rubrik-stycke.

Det här var en väldigt kort intro­duktion till hur man använder format­mallarna i Word, men det bör räcka för att du ska komma igång och börja använda dem. Får du det inte att fungera ska du nog börja fundera över om det inte vore värt att gå en Word-kurs.

Mer om formatmallar

Skrivbrevet från Evas skrivskola

• Använd formatmallar, Skrivbrevet från Evas skrivskola 2/2020.
• Mer om formatmallar, Skrivbrevet från Evas skrivskola 3/2020.

Snabba skrivtips från Evas skrivskola

• Formatmallar i Word.
• Automatiska punktlistor i Word.
• Innehållsförteckning i Word.
• Alla snabba skrivtips om rubriksättning.
• Alla snabba skrivtips om typografi.
• Alla snabba skrivtips om Word.

Webbkurser där jag bland annat går igenom formatmallar

• Kort om korrektur.
• Lär dig hantera Word.