Mejla effektivt

mejla effektivt

Mejla effektivt genom att var tydlig och trevlig.

För att mejla så effek­tivt att dina mejl blir lästa och mot­tagaren agerar på dem som du önskar be­höver du se till att ämnes­raden är rele­vant, texten tyd­lig och tonen trev­lig. Och und­vik e-postens döds­synder!

Fortfarande efter cirka 25 års mejl­ande är det många som inte har fattat vett och etikett för mejl­ande, eller hur man ser till att mot­tagaren fak­tiskt läser mejlet och gör det man önskar. Så här kommer en snabb­kurs i att mejla effek­tivt:

  1. Innan du börjar skriva: tänk igenom vem eller vilka du ska rikta dig till, var­för och vad du vill ha för resultat. Är e-post den bästa kanalen för syftet eller ska du välja ett annat kommunikations­sätt?
  2. Skriv en rele­vant ämnes­rad som håller genom en lång mejl­konversation. Och om du svarar på ett gammalt mejl för att få fram personens mejl­adress, byt ämnes­rad!
  3. Använd Hej! som hälsnings­fras.
  4. Beskriv ditt ämne tyd­ligt och rakt på sak, kort­fattat och in­delat i flera korta stycken så att det är lätt att läsa – tänk på att mejl ofta blir lästa på liten skärm.
  5. Använd dig gärna av punkt­listor eller numrera frågor för att tydlig­göra vad du för­väntar dig av mot­tagaren.
  6. Håll en trev­lig och artig ton. Lägg gärna till ett trev­lig helg, glad mid­sommar, ha en fin dag. Det behövs inte så mycket för att göra din mot­tagare positivt in­ställd till dig.
  7. Undvik emojier så­vida du inte känner personen väl och ni har en mer privat kommuni­ka­tion.
  8. Avsluta med en for­mell avskeds­fras om det är någon du inte har kommuni­cerat med tidigare, som Vän­liga häls­ningar, Med vänlig häls­ning följt av ditt för- och efter­namn. Har ni kommuni­cerat lite mer kan du korta ner till Häls­ningar och bara ditt för­namn, eller bara sned­streck och för­namn: /Eva. Und­vik för­kort­ningen mvh som upp­fattas som oartig av många.
  9. Lägg in en signa­tur längst in med samma upp­gifter som du för­väntar dig på ett visit­kort så att mot­tagaren har en chans att kolla upp vem du är – jag får åter­kommande uppdrags­förfrågningar från folk som skriver under med ett för­namn, en bok­stav eller ingen­ting. Det ger ett oartigt, noncha­lant och oseriöst intryck.

Men det finns också några saker du abso­lut inte ska göra:

  1. Markera ditt mejl med hög prio­ritet. Det är inte din sak att av­göra vad som är viktig­ast för mot­tagaren. Har du så bråttom att du behöver omedel­bart svar finns det andra kommunikations­kanaler.
  2. Begära läskvitto. Agera inte mejl­polis, om du har skrivit en till­räckligt bra ämnes­rad kommer mot­tagaren att läsa när hen har möjlighet.
  3. Svara alla eller lägga till folk som cc, alltså att de får kopior, trots att informa­tionen inte angår dem alls eller bara flyktigt.
  4. Skriva med versaler – i digital kommuni­ka­tion är det lik­tydigt med att skrika. Ger ett mycket oartigt intryck.

Andra inlägg

Mer om att mejla effektivt

  • E-mail in real life – otroligt rolig film om hur det skulle låta om vi upp­förde oss som mejl (egentligen är det en reklam­film för ett kommunikations­system).
  • Fjorton sätt att irritera den du mejlar till – språk­konsulten Jenny Fors­berg frågade på sin Facebook­sida vilka mejl­beteenden som irriterade följarna mest.

Permalänk till denna artikel: https://www.sahlstrom.info/tips-och-rad/mejla-effektivt/

Lämna ett svar

Din e-postadress blir inte offentlig.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.