Vill du vara säker på att få ett snyggt, enhetligt textdokument utan att du behöver lägga ner så mycket tid på det? Då ska du använda formatmallar i ditt ordbehandlingsprogram.

Många som skriver i jobbet vet inte hur deras verktyg, ordbehandlingsprogrammet, fungerar utan använder det i stort sett som en skrivmaskin. Ett exempel på det som jag kontinuerligt stöter på i texter jag korrekturläser är att skribenten inte har använt formatmallar.

Använder man formatmallar konsekvent blir texten enhetligt formaterad samtidigt som man skriver, och vill man till exempel byta typsnitt i mellanrubrikerna behöver man inte gå igenom rubrik för rubrik utan det räcker med att göra en ändring i formatmallen för mellanrubrikerna.

De som inte har lärt sig sitt skrivverktyg sitter istället och gör formateringarna direkt i varje enskilt stycke. Det kanske verkar enklare än att lära sig ställa in formatmallar, men kan bli väldigt tidsödande i längden. Och dyrt. Det tog mig till exempel ungefär två timmar extra att få ett bokdokument enhetligt där olika personer skrivit kapitlen i olika mallar eller helt utan mallar.

I Microsofts Word, det vanligaste ordbehandlingsprogrammet, hittar du formatmallarna under fliken Start, i fältet Format som visar formatgalleriet. Här ser du antagligen några vanliga formatmallar som Normal, Brödtext, Rubrik 1, Rubrik 2 och Rubrik 3.

För att välja en mall ställer du markören i stycket (eller markerar flera stycken) och klickar på mallen i formatgalleriet. Hittar du inte mallen i formatgalleriet klickar du på den lilla pilen i högra nedre hörnet i Format-fältet (den röda pilen pekar på den lilla pilen) så får du upp alla formatmallarna.

Vill du ändra i en mall högerklickar du på mallen och väljer Ändra. I dialogrutan du får upp väljer du om du vill göra ändringar i bara det dokument du arbetar med eller i dokumentmallen. Sedan klickar du på Format och väljer vad du vill ändra på.

När du skriver klickar du på den mall du vill att stycket ska ha – i praktiken blir det inte så ofta eftersom man lägger in i mallen att nästa stycke efter radbyte ska vara det som man oftast vill ha, till exempel Brödtext efter Rubrik-stycke.

Det här var en väldigt kort introduktion av hur man använder formatmallarna i Word, men det bör räcka för att du ska komma igång och börja använda dem. Får du det inte att fungera ska du nog börja fundera över om det inte vore värt att gå en Word-kurs.

Mer om formatmallar

Skrivbrevet från Evas skrivskola

• Använd formatmallar, Skrivbrevet från Evas skrivskola 2/2020
• Mer om formatmallar, Skrivbrevet från Evas skrivskola 3/2020

Snabba skrivtips från Evas skrivskola

• Formatmallar i Word
• Automatiska punktlistor i Word
• Alla snabba skrivtips om rubriksättning
• Alla snabba skrivtips om typografi

Webbkurser där jag bland annat går igenom formatmallar

• Kort om korrektur
• Lär dig hantera Word